10 Tips para Organizar tu Tiempo
Cuando de tiempo se trata, prefiero hablar de Calidad que de Cantidad (ya que el tiempo en sí mismo es energía y no un producto a ser contabilizado). Es decir, 30 minutos bien enfocad@ te serán más productivos que 3 horas divagando. Para optimizar el tiempo, no se trata sólo de aplicar herramientas como agenda, to do lists, alarmas y recordatorios. Necesitamos conocernos, respetarnos, desafiarnos y recompensarnos. Aquí 8 tips para organizar tu tiempo, que me funcionan (la mayoría del tiempo), y que puedes aplicar juntos o ir implementando de acuerdo a tu momento: 1) Date espacio, antes de llenarte de cosas para hacer. Cuando hablo de espacio, me refiero a un período de tiempo donde no hagas NADA (wtf? nada? Sí, nada de nada). Ni ver tv, ni leer, ni planificar. Pueden ser desde un par de minutos hasta 20 minutos al día donde simplemente estés contigo. Sin distracciones. Donde te des el espacio de relajarte y entonces surjan las reflexiones de lo que realmente es prioridad en tu vida. Prefiero tener este momento antes de dormir o al levantarme. Es realmente regenerador.
2) Define un propósito principal de vida y los principales valores que sean vitales para ti. Luego, al plantearte objetivos a corto, mediano y largo plazo, busca que estén asociados a tu propósito y valores, así perderás menos energía en caprichos, e invertirás más en necesidades (lo que no puede faltar) y deseos (lo que quiero) más verdaderos. En el trabajo con mis entrenad@s esta es uno de los principales ejercicios que realizamos.
3) Diseña tu estilo de agenda. A mi me funciona Plantear Ítems Generales, como por ejemplo: Trabajo, Diligencias, Casa, Estudio, Personal, Tareas Generales... A partir de allí, listo dentro de cada ítem las metas y tareas que me propongo para la próxima semana, en base al objetivo del mes.
4) Elige y organiza tus tareas de acuerdo a la prioridad: Urgente, Importante, Deseable, Si me da Tiempo. Así no te sentirás frustrad@ si dejas de cumplir alguno de los últimos. Si te faltó alguno por cumplir de los últimos, déjalo para los días en que tengas menos ítems asignados. 5) Distribuye tus tareas en la semana con respecto a tu productividad. Por ejemplo, en mi caso prefiero dedicar un espacio de tiempo las mañanas para hacer mi práctica personal, desayunar con calma. Las tareas operativas y atender a mis entrenad@s con temas asignados previamente, lo dejo para la segunda parte de la mañana. Los períodos de antes o después del almuerzo los prefiero para reuniones y consultas personales (también para algunos entrenamientos). Las tardes, después de las 4pm me gustan más para períodos creativos o de investigación, y en las noches prefiero dedicarlo a esparcimiento, bien sea con amigos o sola (tipo compartir, ver una buena película, leer...). 6) Lo mismo que haces con los espacios del día, puedes hacerlos con los días de la semana o los períodos del mes. Por ejemplo, lunes y viernes son días en los que sueño estar más ocupada en operatividad (lunes) o creación y esparcimiento (viernes), por lo que la mayoría de mi carga laboral la distribuyo entre martes, miércoles y jueves dejando espacio para los dos extremos de la semana. 7) Agenda tus horarios de comida, descansos durante el día, tiempo para dormir, estudiar, celebrar... Sobre todo si eres una persona workaholic o free lancer. En cuanto al cómo, tú mejor que nadie sabes cuánto tiempo necesitas dormir para sentirte descansado, cuánto tiempo para tener comidas de calidad (no frente a la compu o al teléfono). Recuerda, calidad versus cantidad. Más te regeneran 20 minutos de siesta tranquila, que 30 minutos divagando en facebook "para descansar" (¿De verdad crees que tu mente descansa...?) 8) Sé flexible, equilibra y ábrete al cambio: Haz tu lista, pero aprende a fluir. Si no tienes ganas de hacer algo que agendaste hoy, intercámbialo por algo para hacer de otro día. NOTA: Esto no aplica para los urgentes o importantes, mientras más postergues, más estrés generará, y por ende más espacio ocupará en tu vida. 9) Comprométete con lo que puedas asumir, y cumple con lo que te comprometes dentro de Escalas de Tiempo Reales. Por ejemplo: "Tan Pronto Pueda", "En cuanto me sea posible", "Apenas termine con lo que estoy haciendo", son frases que no toman en cuenta a la otra persona, y... ¡Sorpresa! A ti tampoco. Utilizar estas escalas de tiempo irreales sólo revelan tu falta de organización, y por ende, te harán poco confiable, pues será muy poco probable que cumplas con algo, sin tener un plazo para hacerlo. Prefiere revisar tu agenda y decir: "Hoy estoy ocupad@, mañana te responderé", "no depende sólo de mi, consultaré, y me comprometo a darte una respuesta en una semana más", "esto te lo entregaré el día XX". Respeta tus límites, y sé capaz de rediseñarte si es necesario en cuanto a tus plazos (no te pases contigo mism@).
10) Permítete darle espacio a la naturaleza en tu agenda. Ella es sabia, y te entrega una energía indispensable para cumplir tus metas. Realmente soy afortunada, pues la naturaleza es mi hogar, y solo necesito salir (literalmente) por la puerta y ya estoy en ella. Sin embargo, si este no es tu caso, toca hacerse "espacito" para playa, selva o montaña. Te lo agradecerás y se lo agradecerás (al lugar que escojas).
Ahora, a practicar y adaptar a tu realidad tus propios "tips" sin olvidar de: ¡Disfrutar de la Vida!
PD: Si te quieres tomar una consulta o entrenamiento personal conmigo con respecto a este u otro tema, comunícate vía: yaramtia@gmail.com
